Warenkontrolle
In der Warenkontrolle wird überprüft, ob die Ware hinsichtlich ihrer Qualität, Quantität, Identität und Beschaffenheit so geliefert wurde wie es mit dem Verkäufer vertraglich vereinbart war. In dieser Phase des Wareneingangs ist der Verkäufer Kooperationspartner.
Die Warenkontrolle wird auch unverzügliche Prüfung oder Feinprüfung genannt. Der Empfänger ist dazu verpflichtet, die Ware unverzüglich, also so schnell wie möglich die Ware zu überprüfen, ist dies nicht möglich, weil z. B. schon der nächste LKW im Wareneingangstor steht, ist auch eine Zwischenlagerung, die an den Bedingungen der Ware (z. B. Kühlung) orientiert erfolgen muss, erlaubt.
Es gibt verschiedene Mangelarten und Prüfverfahren:
Art des Mangels
Sachmangel
Ware entspricht nicht der vereinbarten Beschaffenheit (falsches Material, Oberflächenfehler, unsaubere Verarbeitung etc.)
Mengenmangel
Gelieferte Menge entspricht nicht der Bestellung (zu viel oder zu wenig)
Qualitätsmangel
Die Qualität ist geringer als vereinbart (Mangel in der Festigkeit, Reinheit, Güte etc.)
Artmangel (Falschlieferung)
Die falsche Ware wurde geliefert
Erkennbarkeit des Mangels
- Offene Mängel (sofort erkennbare Schäden wie Kratzer oder falsche Farbe)
- Versteckte Mängel (erst später erkennbare Schäden wie Materialfehler im Inneren, Funktionsausfälle nach kurzer Zeit)
- Arglistig verschwiegene Mängel (Lieferant ist sich bewusst über Mängel, verschweigt diese allerdings. In diesem Fall verlängern sich Reklamationsfristen)
Schwere des Mangels
Geringfügiger Mangel (beeinfluss die Funktion kaum)
Wesentlicher Mangel (beeinfluss die Funktion kaum)
Prüfverfahren
Qualitative oder quantitative Kontrollen
Qualitativ
Wenn Qualität, Zustand oder Funktion der Ware entscheidend sind (hohes Risiko B. bei Sicherheit oder Wert; neuer Lieferant oder unzuverlässiger Lieferant; gesetzl. Vorgaben; sensible Ware)
Ziel: Aussehen, Beschaffenheit, Funktion, Material und Verarbeitung entsprechen der Vereinbarung
Methoden: Sichtkontrolle (Schäden, Verschmutzungen etc.), Maß- und Formprüfung (z. B. präzise Bauteile), Funktionsprüfung (Simulation d. Einsatzes, z. B. Elektronik) Materialprüfung (z. B. Härteprüfung bei sicherheitskritischen Materialen), Laboranalysen (z. B. Pharma-Produkte); Vergleich mit Probe
quantitativ
Wenn die korrekte Menge wichtig ist
Ziel: gelieferte Menge stimmt mit Bestellung überein
Methoden: Zählen (z. B. bei einfachen Stückgütern oder hochwertigen Einzelstücken), Wiegen/Rechnen (z. B. bei Schüttgut oder bei großen Mengen → Gewicht ≈ Menge), Messen (z. B. Meterware, Flüssigkeiten)
Stichprobenkontrollen oder vollständige Kontrollen
Stichprobe
Bei zuverlässigem Lieferanten (langjährige, gute Qualität, geringe Fehlerquote), wenn geringes Risiko für die Ware besteht (keine sicherheitskritischen Teile, Fehler sind leicht und kostengünstig korrigierbar), wenn die Menge der Ware hoch ist (bei großer Anzahl ist eine Vollkontrolle zu zeit- und kostenintensiv), wenn gesetzl. und interne Vorgaben Stichproben zulassen; AQL – Acceptable Quality Level (statistisches Verfahren)
Beispiel: Standardschrauben
Vollständige Kontrolle
Bei neuen Lieferanten oder Waren, bei unzuverlässigen Lieferanten, bei hohen Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen (sicherheitsrelevante Bauteile, Komponenten, bei denen Fehler gefährlich wären), bei teurer Ware (Präzisionsmodule), bei gesetzlichen Vorgaben (z. B. Pharma- oder Medizinprodukte)
Zerstörende oder zerstörungsfreie Kontrollen
Zerstörende Verfahren
Das Prüfteil wird dauerhaft beschädigt oder zerstört und ist nach der Prüfung nicht mehr verwendbar.
Ziel: Materialeigenschaften unter Extrembelastung ermitteln
Methoden: Zugversuch, Druck- / Biegeversuch, Härteprüfung, Chemische Analysen
Wann: bei neuen Materialien oder Lieferanten, zur Freigabe v. Produkten oder Chargen, bei gesetzl. Vorgaben
Zerstörungsfreie Verfahren
Die Ware wird geprüft, ohne beschädigt zu werden und ist danach weiterhin verwendbar.
Ziel: Fehler, Risse, Abweichungen etc. feststellen ohne das Produkt zu zerstören.
Methoden: Sichtprüfung, Ultraschallprüfung, Röntgenprüfung, Farbeindringprüfung, Thermografie
Wann: bei teuren oder kritischen Bauteilen, die nicht zerstört werden dürfen
Welches Verfahren in welcher Ausprägung du anwendest, ist vor allem von den Eigenschaften der Ware, gesetzlichen oder betrieblichen Vorgaben und Erfahrungswerten mit dem Lieferanten abhängig. In jedem Fall musst du die Ergebnisse dokumentieren, dies ist wichtig, da es Fristen für eine Mängelrüge an den Lieferanten gibt, du musst also genau vermerken was und wie viel in welcher Art mangelhaft an der Ware ist. Du musst wissen, welche Papiere und Muster zur Kontrolle und Dokumentation herangezogen werden können.
In diesem Video siehst du wie man eine Mängelrüge für den Lieferanten erstellst.
Als nächster Schritt muss die Ware gesperrt – das bedeutet gesondert aufbewahrt werden, damit dann mit dem Lieferanten geklärt werden kann, wie weiter mit der Ware verfahren werden soll.
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